Bedrijfsvoering

De ambities van de nieuwe coalitie, vastgelegd in het coalitieakkoord Toekomst voor het nieuwe land , richten zich voor een belangrijk deel op hoe we ons werk doen. Het verwoordt de behoefte die in Flevoland, net als in de rest van Nederland, breed wordt ervaren dat een verandering van de aanpak van de overheid nodig is. Er is behoefte aan een overheid die haar inwoners en ondernemers meer betrekt bij wat ze doet. Een overheid van, voor en door haar inwoners. En dat geldt niet alleen voor de grote maatschappelijke opgaven, maar ook voor kleine zaken. Maar wat betekent dat voor de organisatie van het werk? En welke veranderingen zijn voor de korte en de lange termijn nodig? Welke kwaliteiten in de organisatie zijn nodig, wat moet worden bijgesteld en verstevigd?.

Anders werken, hoe dan
De vraagstukken waarmee we te maken hebben, zijn zo veelzijdig en complex, dat ze op een andere, heel gerichte manier moeten worden aangepakt. Niet vanuit elk beleidsveld afzonderlijk, maar opgavegericht, waarbij de opgave, en niet het beleidsveld het uitgangspunt vormt. Eigenlijk heeft de organisatie daarmee de afgelopen jaren al een begin gemaakt. Vanuit het besef dat, om relevant te blijven, de organisatie zich meer met de samenleving en haar inwoners moet verbinden, moet leren van nieuwe kennis en ervaringen, nieuwe kansen moet benutten en zich voortdurend moet aanpassen. Er is veel deskundigheid in Flevoland die we ten dienste van het algemeen belang kunnen inzetten. Dit vraagt een herijking en voortdurende investering in de processen van de organisatie. Gericht op de speerpunten uit het Coalitieakkoord 2023-2027: participatie, innovatie, resultaatgericht en ruimte voor wat kan.

Gevolgen voor organisatie, GS en PS
Provinciale Staten hebben in februari 2023 een aantal gemeenschappelijke uitgangspunten voor participatie vastgesteld. Daarnaast is in samenspraak met veel interne en externe partijen het document ‘Waarde(n)vol verbinden’ opgesteld waarmee een fundament is gelegd voor eigentijds bestuur en de verbinding tussen samenleving en provinciale overheid. Maar dat is de theorie. PS, GS en organisatie gaan dit in praktijk brengen en leren van de ervaringen. In ieder geval zorgt dit voor andere positionering van PS, GS en organisatie. Dit vraagt ook om stevige uitvoeringskracht bij de organisatie: een andere start van de aanpak van een opgave, langs andere vormen van beleidsontwikkeling samen mét de Flevolanders, tot en met het anders organiseren van de uitvoering en het duurzaam beheren.

Deze manier van werken stelt andere eisen aan het functioneren van de provincie als geheel. Het vraagt een andere werkwijze, een sturingsfilosofie in de geest van de Omgevingswet. Deze raakt zowel de rol van alle bestuursorganen (Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, commissaris van de Koning), als van de ambtelijke organisatie. En het vraagt vooral een goed en evenwichtig samenspel tussen kaderstelling en uitvoering. Vanuit het wederzijdse begrip dat beide belangrijk zijn; co-creatie is alleen mogelijk als er voldoende ruimte wordt gelaten in de uitvoering, maar kaderstelling en controle zijn nodig voor de democratische legitimering.

De inwoner van Flevoland
Om dit te bereiken is de provinciale organisatie gestart met het veranderingsproces ‘opgavegericht werken’. Opgavegericht werken is geen doel op zichzelf, maar een middel om maximaal van betekenis te kunnen zijn in een snel veranderende omgeving. Kenmerken van die andere werkwijze zijn:

1. dat de belangrijkste maatschappelijke vraagstukken (de opgaven) het uitgangspunt zijn. Met andere woorden: de inwoner van Flevoland staat centraal. We verbinden ons met de inwoners pakken specifieke vraagstukken (de opgaven) integraal aan;
2. dat de provincie deze vraagstukken aanpakt samen met andere belanghebbenden die iets kunnen toevoegen aan de aanpak van concrete opgaven, op basis van gedeelde belangen. Met inwoners en maatschappelijke partners pakken we samen aan: we maken meer gebruik van co-creatie: het samen maken van en werken aan de oplossing in plaats van alleen de verplichte inspraakrondes;
3. dat de provincie zoveel mogelijk ruimte geeft voor de uitvoering. Dit betekent dat we vooraf nadenken over de randvoorwaarden de voorwaarden, doelen en oplossingsrichtingen en gaan daarover open in gesprek met andere belanghebbenden. Zo zorgen we tot een gedeelde aanpak waarin ieder een eigen aandeel heeft;
4. dat toegevoegde waarde het uitgangspunt voor de betrokkenheid van de provincie is; we dragen gericht bij alleen daar waar de provinciale betrokkenheid ook echt van meerwaarde is.

Het opgavegericht werken stelt de nodige eisen aan de ambtelijke organisatie. Kwalitatief, om die verbindende rol op een goede manier te kunnen invullen. Maar ook kwantitatief, omdat de omvang en complexiteit van het werk verder toenemen. Dat heeft te maken met de groei van onze provincie (aantal inwoners), mondigere inwoners, maar vooral met de extra werkdruk omdat intensieve samenwerking veel tijd en inzet vraagt. Daarnaast levert onder meer de trendmatige toename van het aantal WOO-verzoeken, zeker na de invoering op 1 mei 2022 van de Wet Open Overheid, een forse extra werkdruk op.

Vraagstukken worden meer en meer in de regio’s aangepakt. Dat zien we terug in de ruimtelijke ordening, maar ook in de klimaat- en energiemaatregelen (RES) en de aanpak van het landelijk gebied (FPLG). Dat vraagt een heel gerichte samenwerking tussen de verschillende overheden via regionaal maatwerk, aangepast aan de aard van de opgave. Om opgavegericht te kunnen werken is een goede samenwerking tussen de verschillende beleidsvelden binnen de organisatie nodig. Maar ook met maatschappelijke partners en andere overheden. In dit traject wordt aandacht besteed aan onder meer de sturende rol van de directie, een andere invulling van de managementrol en aan ambtelijk vakmanschap. Het is een meerjarig traject dat uiteindelijk het strategisch vermogen moet versterken, de professionaliteit verder moet verhogen en de kwetsbaarheid op sleutelfuncties verminderen.

Opgave digitalisering
Door deze veranderende positie van de provincie wil zij een meer betekenisvollere rol op ruimtelijke-economisch terrein innemen. Dit betekent dat we als gebiedsregisseur invulling willen geven aan de grote transities in de fysieke leefomgeving, waaronder woningbouw, infrastructuur, arbeidsmarkt en economie. De inzet van digitale technologie is hierbij essentieel. Als provincie Flevoland staan we aan het begin van de digitale transformatie.. Het inzetten van de digitale transitie voor onze opgaven, onze digitale economie en de digitalisering van de provinciale organisatie maakt van de digitale transitie een meervoudige opgave en raakt alle opgaven, beleidsterreinen en onze wettelijke taken en hiermee de hele provinciale organisatie.

Digitalisering in onze organisatie
Digitalisering is ook van grote invloed op onze provinciale organisatie en onze wettelijke taken. Om onze rol als middenbestuur waar te maken zullen we niet enkel gebruik moeten maken van digitale middelen maar zullen we ook steeds meer een digitale organisatie worden: datagedreven te werk gaan en de volledige potentie van digitale technologie moeten benutten.

Regisseur fysieke ruimte en transparante besluitvorming
Het Rijk heeft in het regeerakkoord 2021-2025 de provincies aangewezen als regisseur van de fysieke ruimte, een coördinerende rol in het gebiedsgericht werken. Een positie die vraagt verantwoordelijkheid te nemen voor de grote opgaven in de fysieke leefomgeving en een kans om de transitieopgaven te integreren in gebiedsplannen. Landelijke doelstellingen kunnen zo verbonden worden met lokale opgaven, waarin samenhangende oplossingen voor de verschillende opgaven gevonden kunnen worden en waarbij weloverwogen gezamenlijke keuzes gemaakt kunnen worden met alle betrokkenen.
Zo zijn ook de energietransitie, het perspectief landelijk gebied en de woningbouwopgave direct verbonden met digitalisering: de doelstellingen van de Green Deal, de verduurzaming van energie(opslag), de ontwikkeling van “slimme dorpen” voor innovatieve oplossingen in het landelijk gebied, slimme mobiliteitsoplossingen en de toepassing van digitalisering in de woningbouwopgave.

Transparantie over de informatie waarop de keuzes gemaakt worden zijn een voorwaarde voor breed gedragen uitvoerbare besluiten te komen. Door de kansen van digitalisering te benutten kunnen wij als overheid betekenisvolle maatschappelijke resultaten boeken in het urgente tempo dat van ons verlangd wordt. We hebben data nodig om de knelpunten in de leefomgeving te doorgronden en moeten technologie inzetten om koppelkansen te identificeren. De digitale transitie kan zo een enorme bijdrage leveren aan het effectief en efficiënt kunnen samenwerken aan oplossingen met medeoverheden, kennisinstellingen en private partijen en is daarmee de sleutel voor de opgaven in het ruimtelijk domein.

Participatie en transparantie
Om de grote transities tot stand te brengen zijn ingrijpende maatregelen nodig. Deze kunnen niet zonder steun van burgers en maatschappelijke partijen worden gerealiseerd. Om alle verschillende belangen goed in beeld te hebben, moeten alle mensen en organisaties die zich sterk maken voor die belangen vanaf het begin aan tafel zitten. Goede participatie vraagt transparantie over de wijze waarop de participatie wordt georganiseerd. Maar ook welke rol deze heeft in het proces en wat de aard van de betrokkenheid is bij de besluitvorming en hoe de afweging van belangen zal plaatsvinden. Door een datagedreven aanpak kan een gezamenlijke informatiepositie worden gerealiseerd. Hierdoor ontstaat een basis voor meer en breder draagvlak, een betere sturing en versnelling van de realisatie van samenhangende ruimtelijke plannen.

Het inzetten van de digitale transitie voor onze opgaven, onze digitale economie en de digitalisering van de provinciale organisatie maakt van de digitale transitie een meervoudige opgave en raakt alle opgaven, beleidsterreinen en onze wettelijke taken en hiermee de hele provinciale organisatie: bestuurders, directie, management en medewerkers.

Regionale samenwerking
De samenwerking tussen alle Flevolandse overheden in het kader van Samen Maken We Flevoland (SMWF) heeft zijn vruchten afgeworpen. Samen met het Rijk hebben de Flevolandse overheden inhoudelijke afspraken en afspraken over de samenwerking (governance) vastgelegd in de 'Strategische Agenda Flevoland' (SAF). Provincie Flevoland en alle regionale partners leveren actief inzet voor het Kernteam Regio Flevoland, dat de regionale samenwerking  coördineert en faciliteert en de strategische belangen van Flevoland behartigt. Naast actieve inbreng in het Kernteam Regio Flevoland is actieve inbreng vanuit de organisatie nodig om de 'Strategische Agenda Flevoland' uit te voeren en te actualiseren (rollende agenda). Door het integrale karakter van SMWF en SAF is deze inzet grotendeels opgenomen via formatie en budget voor beleidsteams, bestuursondersteuning, opgaveteams, directie, etc. De bestuurlijke coördinatie en inzet in de Bestuurlijke Contactgroep Samen Maken We Flevoland wordt ondersteund. De BCG richt zich op de interne en externe afstemming en bewaking van de voortgang op de realisatie van de SAF, de betrokkenheid van partners en volksvertegenwoordiging. en wordt de realisatie van de SAF gecoördineerd. Ten behoeve van het Kernteam Regio Flevoland wordt inzet van 0,6 fte programmaleider en 0,4 fte projectleider voorzien.

Verbouwing provinciehuis
Begin 2023 heeft PS de inrichtingsprincipes en thema’s voor de verbouwing vastgesteld op basis van deze principes worden in 2024 de ontwerpen voor de verbouwing aangeboden. Na goedkeuring wordt de aanbesteding gestart waarna de verwachting is dat eind 2024 er begonnen kan worden met de daadwerkelijke verbouwing. Naast de verbouwing verwelkomen we in 2024 een aan ons gelieerde partij als nieuw huurder in ons pand waarmee we invulling geven aan het Huis van Flevoland. In 2023 zijn we samen met het Rijk gestart met de pilot waarin ons provinciehuis als rijkshub kan dienen, waarmee we rijksambtenaren de mogelijkheid bieden een werkplek in ons provinciehuis te gebruiken.