Bedrijfsvoering

HRM

Inlopen achterstand formatie
Om een objectief inzicht te krijgen in de achtergronden van de hoge werkdruk, heeft een extern bureau in 2022 onderzocht hoe de formatieomvang en -lasten (zowel eigen medewerkers als inhuur) van onze provincie zich verhouden tot die van vergelijkbare provincies. De conclusie daarvan is dat de huidige totale formatielasten van onze provincie 11% lager zijn dan die van vergelijkbare provincies. Dit leidt tot werk dat op de lange baan geschoven door gebrek aan mensen, waardoor resultaten niet worden bereikt. De werkdruk neemt niet alleen toe maar ook de werkbeleving staat onder druk: er is nauwelijks tijd om het werk kwalitatief bevredigend uit te voeren. Bovendien merken we op dat de arbeidsmarkt in deze tijd bijzonder lastig is. Goede mensen zijn een schaars goed.

Om een deel van die achterstand in te halen en de formatielast op een meer vergelijkbaar niveau te brengen als dat van de andere provincies, is in het coalitieakkoord een jaarlijkse structurele verhoging van de personele budgetten van € 1,35 mln. toegekend, met daarbovenop een ruimte van € 0,5 mln. per jaar gedurende deze coalitieperiode voor de extra inzet die nodig is voor de uitvoering van het coalitieakkoord.

Doorontwikkeling organisatie
Natuurlijk gaat het er vooral om dat de organisatie goed is toegerust voor de taken waarvoor zij zich gesteld ziet. En dat hangt zeker niet alleen af van de omvang van het ambtenarenapparaat. Het gaat ook om de manier van werken, om de kennis en vaardigheden van de mensen die onze organisatie vormen. Dat is ‘het gezicht’ van de provincie naar buiten en bepaalt hoe succesvol we onze provinciale rol invullen. Die kwaliteiten van de organisatie moeten goed aansluiten op waar de samenleving behoefte aan heeft. En dat verandert mee met de samenleving. Het vraagt voortdurende aandacht om te kunnen blijven voldoen aan de eisen van de tijd. Onder de noemer ‘Doorontwikkeling organisatie’ worden verschillende trajecten uitgevoerd om de organisatie daarvoor beter toe te rusten. Deze richten zich vooral op de cultuur en de manier van (samen)werken.

Doorontwikkeling HRM
Het expertiseteam HRM en het strategische HRM beleid moeten de verbinding leggen tussen de provinciale opgaven, de visie & missie van de organisatie en de HRM thema’s. De opgave van de provincie in de context van verandering vraagt om strategisch HRM beleid dat samenwerken, wendbaarheid en resultaatgericht werken maximaal faciliteert. Daarnaast wil de provincie vanuit goed werkgeverschap een open en transparante organisatie zijn voor haar medewerkers én een aantrekkelijke werkgever zijn. Medewerkers hebben gelijke kansen en de menselijke maat staat voorop in de manier waarop we als organisatie omgaan met onze mensen. We zijn duidelijk, open en betrouwbaar als werkgever.

Richting
Om deze doelstellingen te bereiken neemt HRM in de uitvoering van haar taken een faciliterende, adviserende en regisserende rol in en is daarbij gericht op het individu, het team en de organisatie als geheel. De verbinding met de business staat daarbij altijd voorop. Alles wat we doen is in samenwerking en in samenhang met de business (manager, medewerker, medezeggenschap). Met deze aanpak ondersteunt HRM de organisatie om succesvol te zijn in haar opgaven. 

Toegevoegde waarde
Uitgangspunt daarbij is dat HRM een essentiële speler is in de (door) ontwikkeling van de organisatie. Dit vraagt om een adaptieve HRM afdeling die de mens en medewerker centraal stelt. Dit doen wij niet alleen door het inzetten van instrumenten maar vooral door het inzetten van kennis en kwaliteiten op een innovatieve wijze. Dit vormt de basis om de organisatie passend te laten blijven aansluiten op de externe en interne vraagstukken. Bovenstaande uitgangspunten vragen om een nieuwe HRM strategie, gericht op de korte (max 2 jaar) en langere termijn (2-5 jaar).

Voor 2024 betekent dit dat interventies gepleegd worden gericht op ambtelijk vakmanschap, het introduceren van een centrale dienstverlening gericht op leren & ontwikkelen en het op orde brengen van de basis dienstverlening. Ook maken we een start naar een agile HRM organisatie waarin de ontwikkeling naar opgavegericht werken zo goed mogelijk wordt gefaciliteerd.

Interne beheersing en rechtmatigheid

Financiële applicatie

Binnen provincie Flevoland wordt hard gewerkt om het huidige financiële systeem, dat al sinds 2013 in gebruik is, te vervangen door een nieuw, modern systeem. Op basis van een Europese aanbesteding is gekozen voor een -door leverancier iQibt aangeboden- SAP-oplossing. Deze gaat meer functionaliteit bieden dan het huidige systeem; zo zijn bijvoorbeeld de project- en vaste activa-administratie nieuw voor de provincie. Het nieuwe systeem moet niet alleen de operationele financiële processen van de provincie ondersteunen, maar ook de ambities met betrekking tot de doorontwikkeling van de organisatie (waaronder opgavegericht werken en de daarmee samenhangende veranderingen in de interne sturing) kunnen faciliteren. De implementatie van het SAP-systeem is in 2022 gestart. In de afgelopen periode is vastgesteld dat een passende inrichting én zorgvuldige implementatie van het systeem meer tijd vraagt dan (bij de aanbesteding) was voorzien; daarom de ‘go live’- datum vastgesteld op 1 januari 2024. Het systeem zal komende jaren worden doorontwikkeld (met nieuwe releases) om in de pas te blijven met de verdere ontwikkeling van de organisatie; hiervoor zijn de nodige middelen gereserveerd.

Rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
In de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) legt GS in de jaarrekening verantwoording af over het gevoerde beleid met betrekking tot de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Lessen geleerd uit voorgaande jaren worden betrokken bij de verdere doorontwikkeling van het proces in 2024.

De uitkomsten van de in opdracht van GS uitgevoerde verbijzonderde interne controles, vormen de basis voor de onderbouwing en het uiteindelijke rechtmatigheidsoordeel van GS in de jaarrekening. In het voorgeschreven verantwoordingsmodel worden bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens (vastgelegd in de financiële verordening) alle niet rechtmatig tot stand zijn gekomen baten, lasten en balansmutaties die de rapporteringsgrens overschrijden (eveneens vastgelegd in de financiële verordening) opgenomen. De accountant controleert de getrouwheid van de RMV.

In de paragraaf 'Bedrijfsvoering' van het jaarverslag worden alle afwijkingen die in de RMV zijn opgenomen (verplicht) nader toegelicht. Ook als de rechtmatigheidsafwijkingen lager zijn dan de door de Provinciale Staten vastgestelde verantwoordingsgrens, maar wel de rapporteringsgrens overschrijden worden deze (dit is niet verplicht) opgenomen en nader toegelicht in de paragraaf 'bedrijfsvoering'. De toelichting gaat in op de omvang van de fouten, de oorzaken, eventuele verklaringen en de te nemen of reeds genomen maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Monitoring aanbevelingen
De recente onderzoeken van de Randstedelijke Rekenkamer worden gemonitord. Jaarlijkse wordt deze monitor als bijlage bij het jaarverslag gevoegd. Op deze wijze kunnen PS volgen hoe de overgenomen aanbevelingen zijn uitgevoerd.

Strategie informatievoorziening
In 2023 is de aanbesteding van ‘Veilige connectiviteit en toegang’ gegund.de vervolg stap in de uitvoering van de Cloud strategie (Informatiestrategie 2019-2024) van de provincie: ICT draait zo veel mogelijk buiten het provinciehuis en wordt als dienst afgenomen van leveranciers, voor zowel de infrastructuur (hardware) als de informatiesystemen (software) waardoor de IV-organisatie zal toegroeien naar een flexibele en wendbare regie-organisatie. Deze strategie is gekozen om te kunnen blijven voldoen aan een hoge beschikbaarheid van de informatiesystemen, om te anticiperen op de snelle ontwikkelingen op ICT-gebied met de daarbij gepaard gaande toenemende complexiteit en de steeds belangrijker wordende cyberweerbaarheid.

Als vervolg op de door GS en PS vastgestelde Informatiestrategie 2019-2024, werken we aan de totstandkoming van een Digitaliseringsstrategie, waarmee een kader en een kompas geboden wordt om de digitale transformatie in te zetten. De uitvoering zal worden beschreven in een werkplan om weloverwogen keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Daarbij zal ook een kostenindicatie worden opgesteld voor de mogelijke investeringen in digitalisering voor de beleidsvelden en opgaven. Deze inschatting is op dit moment nog niet mogelijk.

Deze uitwerking in een werkplan doen we langs 3 pijlers:

• De digitalisering van de provinciale organisatie en dienstverlening;
• De digitalisering voor het ‘leggen van de ruimtelijke puzzel’ door middel van een datagedreven gebiedsgericht aanpak;
• De digitale economie als onderdeel van het nieuw economisch beleid.

We creëren hiermee een aanpak die de brug slaat naar het toepasbaar maken van digitalisering en waarmee ook de kansen voor de digitale economie optimaal benut kunnen worden. Een aanpak die ervoor zorgt dat we van onze eigen documentgedreven organisatie een datagedreven organisatie kunnen maken. Passend bij de wendbare en flexibele netwerkorganisatie die we willen zijn.

Deze aanpak vraagt allereerst om het realiseren van een weerbaar ‘digitaal fundament’:

• We dragen samen met onze leveranciers zorg voor veilige connectiviteit en toegang, waarbij we ons huidige versnipperde IT landschap op het gebied van connectiviteit, beveiliging en toegang moderniseren om zo de doelen ten behoeve van datagedreven werken, e-dienstverlening en digitale weerbaarheid te realiseren;
• een organisatie die ‘digitaal weerbaar’ is conform beschreven in het uitvoeringsplan Digitale weerbaarheid en de bijbehorende ISO 27001 certificering;
• een moderne werkplek die flexibiliteit, snelheid, beschikbaarheid en veiligheid biedt, waarbij we optimaal kunnen samenwerken ongeacht de locatie of het apparaat, en;
• een open informatiehuishouding middels de implementatie van het programma 'Wet open overheid'.

Een aanpak die ook helpt met het leggen van de ‘ruimtelijke puzzel’; een datagedreven aanpak gebiedsgericht werken waarbij we een werkwijze ontwikkelen om informatie (data, kaarten, visualisaties) duurzaam en vindbaar op te slaan:

• met inzet van een dataplatfom;
• ‘3 D technologie;
• een federatieve Flevolandse datainfrastructuur die samenwerken met andere overheden mogelijk maakt, en;
• een ‘digital experience center’, want ons credo is: “Je begrijpt het pas als je het ziet”.

Het idee is om een ruimte in te richten met demo faciliteiten die niet alleen de organisatie ondersteunt bij de adoptie van digitalisering maar waar publiek private samenwerking gefaciliteerd kan worden en ook andere overheden, bedrijven, kennisinstituten en scholen (MBO, HBO en WO) actief faciliteert en ondersteunt in het vormgeven van de digitalisering. Nieuwe innovaties en oplossingen kunnen zo niet alleen gedemonstreerd worden maar ook worden beleefd en toegepast in eigen cases. Zo wordt het provinciehuis een instrument om de adoptie van digitalisering te versnellen, kan het bijdragen aan het opleiden van de beroepsbevolking op digitalisering en verduurzaming zodat de banen van de toekomst ook kunnen worden ingevuld. In lijn met de ambities van de 'Strategische Agenda Flevoland'.

Digitale weerbaarheid
In 2023 zullen nieuwe “Europese Acts” op het gebied van Digitalisering impact hebben op de bedrijfsvoering van Provincie Flevoland, met name op cyberweerbaarheid, privacy en data. De vastgestelde ‘Informatiestrategie 2021-2024’ zal hierop moeten worden aangepast en in 2024 worden uitgebreid naar de gezamenlijk vast te stellen ‘Digitaliseringsstrategie’.

De eerste stappen voor het verbeteren van onze digitale weerbaarheid zijn al gezet in 2020 met de vaststelling van een informatiebeveiligingsbeleid gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (gemeenschappelijk kader overheid voor basis veiligheidsniveau) en de IPO afspraken omtrent een gezamenlijk streven naar ISO27001 certificering. Belangrijk onderdeel hierin is dat de gezamenlijke provincies werken aan de oprichting van een Informatieknooppunt Cyber Security (IKP CS). Inmiddels is dit wettelijk verplichte knooppunt IP-CSIRT (afkorting van Interprovinciaal Computer Security Incident Response Team) gerealiseerd.

Doelstelling is om per 31-12-2023 ISO27001 certificeerbaar te zijn. Versterking en borging van cyberweerbaarheid is een randvoorwaarde geworden voor de verdere digitalisering van de provincie. Informatieveiligheid is een maximaal samenspel tussen bestuur, directie en de CISO en Functionaris Gegevensbescherming (FG). Op basis van risicoanalyses specificeren en prioriteren we de generieke maatregelen en werken we deze uit naar specifieke maatregelen. Het proces waarmee de provincie de effectiviteit van de genomen maatregelen ten opzichte van de toenemende risico’s beoordeelt vindt continu plaats. Middels het opzetten van een managementsysteem voor informatieveiligheid willen we sturing geven aan de digitale weerbaarheid. Het managementsysteem richt zich op het bewaken van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie en de bijbehorende voorzieningen van informatieverwerking. We starten met de processen Bibob, Burgemeesterszaken en Koninklijke onderscheidingen.

Interprovinciale Digitale Agenda
De 'Interprovinciale Digitale Agenda' (IDA) verbindt digitalisering met de grote maatschappelijke opgaven die Nederland en provincies bezighouden. Het programma is afgerond en wordt in de nieuwe bestuursperiode vervangen door de AAC Digitalisering. Er komt een werkagenda waar onder andere het datagedreven gebiedsgericht werken een belangrijk onderdeel is en gewerkt wordt aan het leggen van een gemeenschappelijke, interprovinciale informatiekundige basis voor gebiedsgerichte plannen.

Inkoop en aanbesteding

We stellen in 2023 een nieuw inkoopbeleid op dat we in het eerste kwartaal ter vaststelling voorleggen aan Provinciale Staten. Het inkoopbeleid heeft als doel het vergroten van de impact van inkoop. Het inkoopbeleid rust op vijf pijlers: (i) doelmatig, juridisch en financieel passend inkopen, (ii) samenwerking, (iii) innovatief inkopen, (iv) lokaal inkopen en (v) monitoring en borging.

Het inkoopbeleid bestaat uit twee delen, de inkoopvisie en het inkoopkader. In de inkoopvisie zijn – naast genoemde pijlers - thema’s uitgewerkt voor 'Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen' (MVOI). Deze thema’s worden toegepast op basis van ‘comply or explain’. Hierbij kan gedacht worden aan: Klimaat- en Milieubewust inkopen, Circulair inkopen, Sociaal inkopen en Ethisch inkopen (inclusief ketenverantwoordelijkheid (ISV). De provincie kiest ervoor om naast de inzet vanuit de Participatiewet/ Quotumwet de focus te leggen op sociaal inkopen door het toepassen van social return. Verder kiest de provincie ervoor om ook bij inkopen aandacht te hebben voor diversiteit en inclusie. Het inkoopkader bevat de concrete voorwaarden die we voor onszelf stellen rondom de manier waarop we overheidsopdrachten verstrekt aan marktpartijen.

Om impact te maken met inkoop is integrale verantwoordelijkheid en draagvlak van belang. We gebruiken 2024 dan ook om het inkoopbeleid te implementeren en leggen daarbij de nadruk op opdrachtgeverschap. Parallel aan de ontwikkeling van het inkoopbeleid, wordt daarom onder andere gewerkt aan contractmanagement. Contractmanagement speelt niet alleen een cruciale rol bij borging en monitoring van het nieuwe inkoopbeleid maar ook bij beheersing van rechtmatigheid.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Onder de AVG worden privacyrechten versterkt en krijgen met name overheidsorganisaties meer verantwoordelijkheden bij het verwerken en beveiligen van persoonsgegevens. In de organisatie wordt aandacht besteed aan datalekken, cyberaanvallen en het voorkomen daarvan door middel van bewustwording, het maken van back-ups tegen mogelijke gevolgen van ransomware en continue bijhouden van onder meer technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Ontwikkelingen en mogelijke regelgeving rondom datasturing, kunstmatige intelligentie (AI) en de toepassing van algoritmes (register) volgen we in IPO verband intensief.

Wet open overheid

Zie ook de separate paragraaf Openbaarheid

Januari 2024 is het startpunt van het tweede plateau van het programma 'Invoering Wet open overheid'. In het vierde kwartaal 2023 zal de afsluiting van het eerste plateau en de start van het tweede plateau bestuurlijk geagendeerd worden bij GS. Onderstaand worden de belangrijkste speerpunten benoemd, waaraan kan worden gewerkt wanneer de benodigde middelen beschikbaar moeten worden gesteld. Op diverse onderdelen moet worden besloten over incidentele en structurele investeringen met name in capaciteit van de juiste kwaliteit; dit om te zorgen dat de overeengekomen doelen worden gerealiseerd.

De Woo vraagt ook om een snellere afhandeling van Woo-verzoeken. Daarnaast is het zaak vroegtijdig in te kunnen spelen op de impact van jurisprudentie rond de Woo en de impact van overige wetgeving, met name door wetsanalyse. Hiervoor is de inzet van extra capaciteit nodig (senior jurist).

Het is van cruciaal belang dat zowel management als medewerkers zich bewust worden van goed informatiebeheer en wat 'openbaarmaking’ van hen vraagt. Daartoe dienen er in het programmaspoor 'Ambtelijk Vakmanschap' zowel een bewustwordingscampagne als een 'roadshow' ontworpen en uitgevoerd te worden en tevens waar nodig relevante opleidingen ontwikkeld en uitgevoerd te worden. De voorbereidingen vinden goeddeels plaats in 2023. De uitvoering goeddeels in 2024.

Wat betreft het programmaspoor 'Organisatie en Beleid' zal een belangrijke investering de inschakeling van een externe architect zijn die het applicatie- en informatielandschaap in kaart gaat brengen. Speerpunten daarbij zijn de rol MS365 (Sharepoint/Teams), de toekomstvastheid van het document managementsysteem eDocs, de mogelijke rol van ons dataplatform als 'openbaarmakingsplatform' en de aansluiting op de landelijke Woo-index (het centrale zoekportal van BZK), die nu slechts nog partieel operationeel is. De in 2024 te realiseren openbaarmaking van vijf informatiecategorieën via de website van de provincie vraagt geen extra middelen.

Een ander belangrijk facet van de Woo is 'Informatiehuishouding structureel op orde'. De huidige formatie binnen IV is krap op dit vlak, kijkend naar de doorontwikkeling en implementatie van informatie-, archiverings- en openbaarmakingskaders. Dit kost eveneens een investering in capaciteit van een senior informatiespecialist. Door de implementatie van anonimiseringssoftware (afgerond), de koppeling met eDocs (af te ronden in het vierde kwartaal 2023) en de verwachte aanschaf en implementatie van een 'search engine' (zoekmachine om verschillende interne bronnen te kunnen doorzoeken op informatie) plus de aansluiting op de landelijke Woo-index zal er ook geïnvesteerd moeten worden in functioneel beheer. Dit kost een investering in structurele capaciteit van een informatiespecialist.

In het spoor 'Systemen' zal er in 2024 een zgn. 'proof of concept' plaats vinden met een Search Engine. Indien deze succesvol wordt afgesloten zal tot aanschaf en implementatie worden overgegaan. Daarnaast zal de verplichte aansluiting op de Woo-index vragen om - in eerste instantie - aanpassing van de website van de provincie. Zowel intern als extern is er sprake van krapte wat betreft personele inzet. In 2022 (deels) en 2023 is een externe programmamanager te werk gesteld, maar is er verder gewerkt met interne mensen. Dat heeft ook verreweg de voorkeur, kijkend naar borging in en doorontwikkeling van de staande organisatie. Niettemin is een versnelling wenselijk en is incidenteel te investeren in externe ondersteuning.